Автоматизация массовой рассылки
документов контрагентам
документов контрагентам
DB Schenker (логистика)
Автоматизация массовой рассылки документов контрагентам
Проект Станлаб по интеграции ЭДО с системой учета, позволившей автоматизировать массовые рассылки документов контрагентам одному из лидеров логистического рынка Росссии - компании DB Schenker.
Проект Станлаб по интеграции ЭДО с системой учета, позволившей автоматизировать массовые рассылки документов контрагентам одному из лидеров логистического рынка Росссии - компании DB Schenker.
Автоматизация массовых процессов формирования, учета и отправки документов контрагентам является насущной задачей для многих компаний, которые работают с большим количеством клиентов.
В Станлаб с подобным запросом обратился один из лидеров российского рынка логистических услуг - компания DB Schenker (далее - Заказчик). Прежде всего, компании требовалось снизить ресурсы, которые были необходимы для сбора полных пакетов документов по всем контрагентам, а также сократить время, требовавшегося для выполнения этих задач. Под пакетом документов в данном случае подразумевается весь комплект бухгалтерских, юридических и отчетных форм, как обязательных, так и дополнительных (например, приложений с расшифровкой заказов за период).
Дополнительно требовалось сократить количество ошибок, связанных с человеческим фактором: например, отправка документов неправильному контрагенту или некорректная комплектация пакета.
Заказчик обратился именно в Станлаб, так как уже имел опыт успешного сотрудничества с этой компанией в области выполнения других проектов по автоматизации.
Реализация проекта
Данный проект был реализован в три основных этапа:
Этап 1. Предпроектное обследование
В рамках первого этапа специалисты Станлаб изучили и конкретизировали задачи Заказчика, разработали техническое задание и составили план проекта.
Этап 2. Создание системы, интегрированной с системами бухгалтерского и оперативного учета.
На этом этапе была выполнена интеграция новой системы с двумя системами-источниками готовых печатных форм:
Этап 3. На этом этапе была выполнена доработка системы и обогащение новой функциональностью:
Что из себя представляет и как работает новая система?
В результате проекта, который длился всего 6 месяцев, команда компании Станлаб разработала и внедрила в инфраструктуру Заказчика совершенно новую систему для автоматизации массовой рассылки документов контрагентам.
После подключения контрагента с заданной даты система начинает регистрацию выставленных счетов и сбор данных по ним из других баз данных Заказчика. До полной комплектации пакет документов находится в предварительном статусе. После получения всех необходимых данных пакет документов переходит в статус готовности к отправке. Оператору систему в работу поступают уже собранные пакеты документов. Сотруднику необходимо всего в три клика выбрать подготовленные системой пакеты документов, а также способ их отправки контрагенту (в бумажном виде, по электронной почте или по ЭДО), после чего останется только запустить их массовую рассылку по контрагентам.
Как происходит массовая отправка пакетов документов контрагентам?
После того, как оператор запустил массовую рассылку документов контрагентам, система автоматически формирует печатные формы по макетам, заданным для контрагентов, а затем направляет их на печать в заданной очередности, прикрепляет их к пакетам документов в ЭДО илисоздает email-письма с вложениями.
Особенность новой системы – кастомизированная комплектация пакетов
Комплектация пакетов по ЭДО позволяет включать как формализованные документы (например, счета-фактуры или УПД), так и любые произвольные документы (например, приложение к счету в формате Microsoft Excel). После отправки по ЭДО система загружает от оператора ЭДО статус отправки пакета и отображает его в общем списке пакетов документов.
Дополнительная функциональность: электронный архив документов организации
Помимо вышеперечисленной функциональности система также выполняет роль единого электронного архива документов, сохраняя каждую версию каждой печатной формы. Благодаря организации электронного архива каждый сотрудник с соответствующим доступом может оперативно найти необходимые документы и скачать их.
В Станлаб с подобным запросом обратился один из лидеров российского рынка логистических услуг - компания DB Schenker (далее - Заказчик). Прежде всего, компании требовалось снизить ресурсы, которые были необходимы для сбора полных пакетов документов по всем контрагентам, а также сократить время, требовавшегося для выполнения этих задач. Под пакетом документов в данном случае подразумевается весь комплект бухгалтерских, юридических и отчетных форм, как обязательных, так и дополнительных (например, приложений с расшифровкой заказов за период).
Дополнительно требовалось сократить количество ошибок, связанных с человеческим фактором: например, отправка документов неправильному контрагенту или некорректная комплектация пакета.
Заказчик обратился именно в Станлаб, так как уже имел опыт успешного сотрудничества с этой компанией в области выполнения других проектов по автоматизации.
Реализация проекта
Данный проект был реализован в три основных этапа:
Этап 1. Предпроектное обследование
В рамках первого этапа специалисты Станлаб изучили и конкретизировали задачи Заказчика, разработали техническое задание и составили план проекта.
Этап 2. Создание системы, интегрированной с системами бухгалтерского и оперативного учета.
На этом этапе была выполнена интеграция новой системы с двумя системами-источниками готовых печатных форм:
- Система оперативного учета – из нее в новую систему поступали счета на оплату, а также приложения к счетам;
- Система бухгалтерского учета – из нее в новую систему поступали акты и счета-фактуры.
- В электронном виде контрагентам по электронному документообороту (оператор – СБИС ЭДО);
- В настраиваемую очередь печати для дальнейшего обмена бумажными версиями документов с контрагентами.
Этап 3. На этом этапе была выполнена доработка системы и обогащение новой функциональностью:
- Поддержка поочередного подключения контрагентов;
- Реализация возможности выбора между стандартной и индивидуальной комплектацией пакета документов для каждого контрагента.
Что из себя представляет и как работает новая система?
В результате проекта, который длился всего 6 месяцев, команда компании Станлаб разработала и внедрила в инфраструктуру Заказчика совершенно новую систему для автоматизации массовой рассылки документов контрагентам.
После подключения контрагента с заданной даты система начинает регистрацию выставленных счетов и сбор данных по ним из других баз данных Заказчика. До полной комплектации пакет документов находится в предварительном статусе. После получения всех необходимых данных пакет документов переходит в статус готовности к отправке. Оператору систему в работу поступают уже собранные пакеты документов. Сотруднику необходимо всего в три клика выбрать подготовленные системой пакеты документов, а также способ их отправки контрагенту (в бумажном виде, по электронной почте или по ЭДО), после чего останется только запустить их массовую рассылку по контрагентам.
Как происходит массовая отправка пакетов документов контрагентам?
После того, как оператор запустил массовую рассылку документов контрагентам, система автоматически формирует печатные формы по макетам, заданным для контрагентов, а затем направляет их на печать в заданной очередности, прикрепляет их к пакетам документов в ЭДО илисоздает email-письма с вложениями.
Особенность новой системы – кастомизированная комплектация пакетов
Комплектация пакетов по ЭДО позволяет включать как формализованные документы (например, счета-фактуры или УПД), так и любые произвольные документы (например, приложение к счету в формате Microsoft Excel). После отправки по ЭДО система загружает от оператора ЭДО статус отправки пакета и отображает его в общем списке пакетов документов.
Дополнительная функциональность: электронный архив документов организации
Помимо вышеперечисленной функциональности система также выполняет роль единого электронного архива документов, сохраняя каждую версию каждой печатной формы. Благодаря организации электронного архива каждый сотрудник с соответствующим доступом может оперативно найти необходимые документы и скачать их.
Разработка и внедрение новой системы автоматизации массовой рассылки документов контрагентам позволили Заказчику значительно оптимизировать процессы, которые связаны с внешним документооборотом, подготовкой пакетов документов для контрагентов и с их массовой отправкой.
Результаты проекта
Автоматизация процессов, которые раньше проходили исключительно вручную, позволила компании:
Снизить трудозатраты и кадровые ресурсы, задействованные в сборе пакетов документов для контрагентов
Сократить количество ошибок, допускаемых по вине человеческого фактора
Уменьшить риски, связанные с предоставлением некорректной бухгалтерской документации контрагентам
Повысить лояльность контрагентов как за счет оперативности в подготовке и отправке пакетов документов, так и за счет возможности кастомизации печатных форм для отдельных категорий клиентов
Повысить контроль над процессами благодаря хранению истории массовой подготовки и отправки пакетов документов
Ускорить внутренние процессы благодаря появлению собственного электронного архива для хранения всех документов с контрагентами
Кроме того, реализация данного проекта позволила повысить уровень цифровизации процессов организации и проявить проактивный подход к динамичной законодательной базе в нашей стране. Например, уже летом следующего года инспекторы ИФНС смогут запрашивать у налогоплательщиков бухгалтерские документы, связанные со сделками с прослеживаемыми товарами.
Хотите заказать услуги в области ЭДО?
Отправьте заявку, и мы оперативно свяжемся с вами!