Как мы автоматизировали массовую рассылку
документов контрагентам в DB Schenker

К нам обратился наш давний Заказчик – компания DB Schenker, являющаяся одним из лидеров рынка в России. Раньше все процессы, связанные с формированием, учетом и отправкой пакетов документов контрагентам велись исключительно вручную. Как следствие, это влекло за собой:

• Привлечение значительных ресурсов для выполнения этих задач;
• Большие временные затраты;
• Ошибки, которые возникали по вине человеческого фактора (например, отправка документов не тому контрагенту или некорректная комплектация пакета).

Под пакетом документов в данном случае мы подразумеваем весь комплект документации по каждому контрагенту:

• Бухгалтерские;
• Юридические;
• Отчетные;
• Дополнительные.

Например, в силу специфики деятельности компании требовалось направлять некоторым контрагентам специальные отчетные формы по оказанным транспортным услугам за период. Причем иногда контрагенты сами предоставляли свой формат документа, и этим требованиям приходилось следовать.

Как мы работали с задачей?
Реализацию данной задачи мы разделили на два условных этапа:

Этап 1. Создание новой системы
Прежде всего, мы разработали новую систему и интегрировали ее с системами бухгалтерского и оперативного учета заказчика, чтобы из этих источников в наше новое приложение поступали счета, приложения к счетам, акты, счета-фактуры и другие документы, связанные с бухгалтерией.

Затем мы настроили регистрацию и автоматическую комплектацию пакетов документов по каждому контрагенту нашего Заказчика с возможностью:

• Направить сформированный комплект документов контрагенту через ЭДО;
• Направить весь пакет документации на печать (предусмотрев при этом настраиваемую очередь печати).

После этого было обеспечено постепенное подключение контрагентов Заказчика к новой системе.

Этап 2. Доработка системы и обогащение функционалом
В рамках второй итерации мы реализовали возможность выбора между стандартной и индивидуальной комплектацией пакета документов для каждого контрагента Заказчика.

В данном случае индивидуальная комплектация подразумевает настройку состава печатных форм, количества экземпляров каждой печатной формы, формат файлов и способ их передачи (в бумажном виде, по электронной почте или по ЭДО).

Что получилось?
В итоге мы внедрили в инфраструктуру Заказчика новую систему для автоматизации массовой рассылки документов контрагентам. И вот как она работает:

• После подключения контрагента с заданной даты система начинает регистрацию выставленных счетов и сбор данных по ним из других баз данных Заказчика. До полной комплектации пакет документов находится в предварительном статусе.
• После получения всех необходимых данных пакет документов переходит в статус готовности к отправке.
• Оператору системы в работу поступают уже собранные пакеты документов. Сотруднику необходимо всего в три клика выбрать подготовленные системой пакеты документов, а также способ их отправки контрагенту (в бумажном виде, по электронной почте или по ЭДО), после чего останется только запустить их массовую рассылку по контрагентам.

Как происходит массовая отправка пакетов документов контрагентам?
После того, как оператор запустил массовую рассылку документов контрагентам, система автоматически формирует печатные формы по макетам, заданным для контрагентов, а затем направляет их на печать в заданной очередности, прикрепляет их к пакетам документов в ЭДО илисоздает email-письма с вложениями.

Особенность новой системы – кастомизированная комплектация пакетов
Комплектация пакетов по ЭДО позволяет включать как формализованные документы (например, счета-фактуры или УПД), так и любые произвольные документы (например, приложение к счету в формате Microsoft Excel).

После отправки по ЭДО система загружает от оператора ЭДО статус отправки пакета и отображает его в общем списке пакетов документов.

Кроме того, реализация данного проекта позволила повысить уровень цифровизации процессов организации и проявить проактивный подход к динамичной законодательной базе в нашей стране. Например, уже летом следующего года инспекторы ИФНС смогут запрашивать у налогоплательщиков бухгалтерские документы, связанные со сделками с прослеживаемыми товарами.