Как настроить процесс согласования в системе 1С:Документооборот?

Как настроить процесс согласования в системе 1С:Документооборот?

После внедрения системы 1С:Документооборот важно корректно настроить процессы согласования договоров или других документов/событий. В этой статье рассмотрим эту процедуру подробно.

Под согласованием мы подразумеваем рассмотрение и оценку эффективности документов, договоров, отдельных файлов, мероприятий, заявок на оплату, заведения бизнес-партнеров в системе (контрагентов), задач и любых других объектов системы 1С. Согласование позволяет компании обеспечить соответствие внутренним регламентам и административным процедурам, что непосредственно влияет на уровень управляемости в организации.

В 1С:Документооборот процесс согласования отдельного документа или события может быть как самостоятельным, так и элементом другого более сложного процесса, который влечет за собой комплексную многошаговую обработку документа.

Создание процесса

Создание процесса согласование начинается с клика на п. «Шаблоны процессов» в разделе «Управление процессами». Выполнение процедуры доступно пользователям с административным доступом. После открытия рабочего места необходимо кликнуть на «Согласование» и «Создать». В открывшемся шаблоне нового процесса во вкладке «О шаблоне» введите его название. В случае необходимости доступа к этому процессу отдельной группы необходимо указать ее в соответствующей строке. В нижней части экрана можно разрешить или запретить пользователям из этой группы вносить изменения в процесс, поставив соответствующую галочку.

Перейдите во вкладку «Настройка процесса» и укажите в ней необходимые параметры порядка согласования и маршрутизации. В расширенном описании можно указать дополнительные пояснения для пользователей.

При выборе типа согласования необходимо определиться, в каком порядке документ будет поступать к согласующим сотрудникам – одновременно (сразу), по очереди или в смешанном порядке. Здесь же в нижней части экрана будет доступен выбор участников, которые будут согласовывать документ и указание относительных сроков для них при выполнении этой задачи. В 1С:Документооборот есть удобная опция автоподстановок, которая позволяет выбрать один из предопределенных встроенных реквизитов. Также в системе доступен механизм ролевой адресации (например, «юрист», «бухгалтер» и т.д.), что упрощает администратору создание новых процессов. В некоторых, более сложных случаях, требуется дополнительная настройка маршрутизации процесса согласования.

После этого необходимо перейти во вкладку «Предметы процесса», где потребуется ввести данные по основному, дополнительному и заполняемому предмету (при необходимости), а также указать порядок, в котором они должны заполняться.

Во вкладке «Проверка согласования» можно настроить проверки условий, которые необходимо будет соблюсти пользователям для выполнения задачи.

Мы рассмотрели относительно простой процесс согласования, в котором, тем не менее, есть нюансы. Чтобы создавать и настраивать более сложные процессы, требуются соответствующие компетенции. Обратитесь к нам, чтобы заказать внедрение, настройку и другие услуги, связанные с автоматизацией документооборота в компании на базе решения 1С:Документооборот.