Почему надо переходить на ЭДО? Пошаговая инструкция

Почему надо переходить на ЭДО? Пошаговая инструкция

Эпоха повсеместной цифровизации затронула все сферы, включая документооборот – как внешний, так и внутренний. В чем преимущества перехода на ЭДО? Как это сделать быстро и безболезненно для внутренних процессов организации? Разбираем в данной статье.

Все больше предприятий уже перешли, приняли решение о переходе или находятся в процессе перехода с бумажного на электронный документооборот. Что их побуждает сделать это?

Достоинства перехода на ЭДО
К основным преимуществам перехода на ЭДО стоит отнести:

• Экономическую выгоду – она заключается в экономии расходников (бумага, картриджи принтера и др.) и в сокращении затрат на доставку (почта, курьерские службы и т.д.). Например, документ объемом одного листа А4 стоит около полутора рублей. Если необходимо подготовить договор из 6 листов, то он обойдется компании в 9 рублей. В ЭДО эти документы абсолютно бесплатные. Точно также – отправка одного заказного письма Почтой России обойдется в 30-50 рублей, а курьером – в 200-400 рублей в зависимости от того, куда надо доставить документы. В системе ЭДО стоимость одного исходящего документа варьируется от 5 до 10 рублей в зависимости от того, какого оператора ЭДО вы выберете;
• Оперативность – доставка документов контрагенту производится в считанные секунды независимо от того, насколько он территориально удален от отправителя. Кроме того, ЭДО позволяет оптимизировать и значительно ускорить процедуры согласования и подписания документации;
• Сокращение ошибок – в ЭДО документ не может потеряться, его нельзя неправильно проштамповать, следовательно, не потребуется заново запускать процедуры согласования и подписания;
• Доступность документов за счет создания единого архива, в котором можно посмотреть статус, маршрутизацию и другие этапы работы с тем или иным документом;
• Возможность интеграции ЭДО с другими учетными системами, с которыми работает организация;
• Соответствие требованиям – например, в случае работы с товарами, которые подлежат обязательной маркировке (подробнее на странице) или с прослеживаемыми товарами.

Как перейти на ЭДО? Пошаговая инструкция

Если вы решили перейти на ЭДО, то сделать это можно в четыре простых шага:

1. Получить ЭЦП;
2. Выбрать оператора ЭДО;
3. Настроить интеграцию ЭДО с 1С (закажите услугу у нас);
4. Начать работать в ЭДО.